Drei Copilot Credits pro Mail klingen nach nichts. Bis Sie die Zahl mit Ihrem Posteingang multiplizieren. Genau das haben wir gemessen, bevor wir unseren Sortierer scharf geschaltet haben. Daraus ist eine einfache Regel geworden: Die KI sieht nur die Mails, die eine Outlook-Regel nicht schon selbst zuordnen kann.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Workflow in Copilot Studio ordnet jede neue Mail einer von fünf Kategorien zu und verschiebt sie in den passenden Ordner. Im Test wurden alle acht Testfälle richtig zugeordnet.
- Gemessene Kosten: 2,99 bis 3,25 Copilot Credits je Mail. In n8n mit Claude Sonnet rund 0,2 US-Cent Modellkosten je Mail.
- Outlook-Regeln sortieren die eindeutigen Fälle vorab kostenlos. Die KI bekommt nur den Rest.
Das Problem ist die Mischung, nicht die Menge
Im Posteingang liegen Herstellernews neben Kundenanfragen, Projektupdates neben Rechnungen, dazwischen Newsletter. Wichtiges geht nicht unter, weil es zu viel ist, sondern weil es nicht auffällt. Und jeder nachgelagerte Prozess, ob Rechnungen erfassen oder Lieferzeiten auswerten, braucht einen sauberen Eingang.
So sortiert der Workflow
Ein KI-Workflow in Copilot Studio startet bei jeder neuen Mail, liest Betreff und Text und ordnet sie einer von fünf Kategorien zu:
- Produktnews: Hersteller melden Neuheiten, Lieferzeiten oder Preisänderungen.
- Anfrage: Kunden oder Interessenten wollen etwas von Ihnen.
- Projektupdate: Stand, Termine und Ergebnisse laufender Projekte.
- Rechnung: Zahlungsaufforderungen mit Rechnungsnummer.
- Andere: bleibt im Posteingang.
Je Kategorie verschiebt ein Schritt die Mail in den passenden Ordner. Diese Ordner sind gleichzeitig der Eingang für die nächsten Workflows: Rechnungen gehen in den Rechnungseingang, Produktnews in die Auswertung der Lieferzeiten.
Der Trick steckt in den Beschreibungen
Die KI entscheidet anhand der Kategoriebeschreibungen. Am besten funktionieren Beschreibungen, die auch sagen, was nicht dazugehört. Zum Beispiel: „Rechnung: Zahlungsaufforderung mit Rechnungsnummer und Betrag. Nicht dazu gehören Angebote, Auftragsbestätigungen und Newsletter von Buchhaltungsprogrammen.“ Kategorien ohne Abgrenzung ziehen Grenzfälle an wie ein Magnet.
Getestet haben wir in zwei Stufen. Erst vier Testtexte direkt im Knoten, dann vier Testmails von Anfang bis Ende, alle mit einem Testkennwort im Betreff, damit der echte Posteingang unberührt bleibt. Alle acht wurden richtig zugeordnet.
Was kostet das Sortieren pro Mail?
Gemessen haben wir 2,99 bis 3,25 Copilot Credits je Mail, im Schnitt 3,13. Das gilt für jede Mail, die der Workflow prüft, egal ob sie am Ende relevant ist. Bei 100 Mails am Tag sind das gut 300 Credits täglich, nur fürs Sortieren.
Deshalb gehört eine Stufe ohne KI davor. Outlook-Regeln nach Absender oder Betreff sortieren die eindeutigen Fälle kostenlos: das Buchhaltungsprogramm, die bekannten Hersteller, interne Systeme. Die KI bekommt nur den Rest.
Zum Vergleich haben wir denselben Sortierer in n8n mit Claude Sonnet nachgebaut. Dort kostete eine nicht relevante Mail rund 0,2 US-Cent an Modellkosten, dazu kommt der Betrieb der eigenen Instanz.
Was Sie vor dem Livegang klären sollten
- Wo die Daten hingehen. In Copilot Studio bleibt die Mail im Microsoft-Tenant. Bei n8n mit externem Sprachmodell gehen Betreff und Text an den Modellanbieter. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Eine Variante, nicht zwei. Laufen zwei Sortierer auf demselben Posteingang, verschieben sie sich gegenseitig die Mails.
- Testkennwort erst zum Schluss entfernen. Und erst dann, wenn die Outlook-Regeln davor stehen.
Vom Sortierer zur eigenen Automatisierung
Der Sortierer ist der Einstieg, mit dem wir in unserer Weiterbildung zum KI-Projektkoordinator (m/w/d) gern anfangen: klein, messbar und Grundlage für alles Weitere. Die Weiterbildung ist AZAV-zugelassen. Arbeitgeber können sie über das Qualifizierungschancengesetz fördern lassen; bei weniger als 50 Beschäftigten kann die Agentur für Arbeit bis zu 100 % der Lehrgangskosten übernehmen. Mehr dazu in unserem Beitrag zum Qualifizierungschancengesetz.
Häufige Fragen
Liest die KI alle meine Mails? Sie liest Betreff und Text der neuen Mails, die der Workflow prüft. Mails, die Ihre Outlook-Regeln vorher wegsortieren, sieht sie nicht.
Was passiert bei einer falschen Zuordnung? Die Mail liegt im falschen Ordner, gelöscht wird nichts. Im Zweifel ordnet der Workflow „Andere“ zu, und die Mail bleibt im Posteingang.
Copilot Studio oder n8n? Wenn Sie in Microsoft 365 arbeiten und die Daten im Tenant bleiben sollen: Copilot Studio. Wenn Sie eine eigene n8n-Instanz betreiben und Kosten pro Mail drücken wollen: n8n.
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