Beim Testen unseres Rechnungseingangs haben wir eine echte E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgelesen. Im eingebetteten XML stand eine andere IBAN als auf dem gedruckten PDF. Beide Nummern waren formal gültig. Hätte der Workflow einfach eine davon übernommen, wäre das genau die Lücke, die Rechnungsbetrüger suchen.
Die Lehre daraus prägt den ganzen Aufbau: automatisieren, was eindeutig ist. Alles andere landet sichtbar beim Menschen.
Das Wichtigste in Kürze
- Drei getrennte Workflows: Rechnungen ablegen, Rechnungen auslesen, Zahlungen abgleichen. Nur das Auslesen von PDFs ohne XML braucht KI.
- Zahlungen ordnet ein Office Script per Punktesystem zu. Getestet mit 97 automatisierten Prüfungen und den CSV-Formaten von fünf Banken.
- Eine neue oder abweichende IBAN wird nie automatisch übernommen, sondern gegen die Stammdaten geprüft.
Wie der Rechnungseingang heute läuft
Rechnungen kommen als PDF-Anhang. Jemand tippt Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag ab, legt die Datei irgendwo ab und hakt später die Zahlungen auf dem Kontoauszug einzeln ab. Kommt dieselbe Rechnung mit der Mahnung ein zweites Mal, steht sie doppelt in der Liste.
Drei Workflows statt einem großen
- Ablegen. Mails im Outlook-Ordner „Rechnungen“ werden geprüft, PDF-Anhänge landen mit Zeitstempel in SharePoint. Logos und Signaturbilder fallen vorher raus. Gescannte oder hochgeladene Rechnungen nehmen denselben Weg. Den Ordner füllt der KI-Posteingang-Sortierer.
- Auslesen. Für jede neue Datei liest der Extrahieren-Knoten in Copilot Studio Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Netto, Mehrwertsteuer, Brutto, Währung und IBAN aus und schreibt eine Zeile in Excel.
- Abgleichen. Sie legen den Kontoauszug als CSV in einen Ordner. Ein Office Script importiert die Buchungen, erkennt doppelte Umsätze und ordnet Zahlungen den Rechnungen zu. Das Ergebnis kommt als kurze Mail.
Die Trennung hat einen Grund: Ablegen und Abgleichen brauchen keine KI. Nur das Auslesen eines PDF ohne strukturierte Daten braucht sie.
Zuordnung nach Punkten, nicht nach Gefühl
Eine Zahlung kommt nur für eine Rechnung infrage, wenn Betrag und Richtung passen: Eingangsrechnungen gegen Abbuchungen, eigene Ausgangsrechnungen gegen Gutschriften. Dann vergibt das Script Punkte:
- Rechnungsnummer im Verwendungszweck: 3 Punkte
- IBAN passt: 2 Punkte
- Name passt: 1 Punkt
- Datum im plausiblen Zeitraum: 1 Punkt
Ab drei Punkten und bei einem eindeutigen Treffer ordnet das Script automatisch zu. Alles andere steht auf „prüfen“, mit bis zu drei Vorschlägen. Findet es die Rechnungsnummer, aber nicht den Betrag, nennt es die Differenz. Das ist meist Skonto oder eine Teilzahlung.
Getestet ist das Script mit 97 automatisierten Prüfungen: Import, erneuter Import, überlappende Exporte, späte Rechnung, doppelte Rechnung, Sammelzahlung, Skonto, Storno. Es erkennt die CSV-Exporte von Sparkasse, Deutscher Bank, Commerzbank, N26 und Qonto, jeweils mit eigenen Trennzeichen, Zeichensätzen und Spalten.
E-Rechnungen brauchen keine KI
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch versenden, ab 2028 grundsätzlich alle. Eine echte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) enthält die Daten als XML mit festen Feldnamen. Die liest ein Script exakt und ohne Kosten pro Seite. KI nutzen wir nur für PDFs ohne XML.
Zwei Details aus dem Test:
- Für den Abgleich zählt der Zahlbetrag, nicht der Bruttobetrag. Bei Anzahlungen liegen beide auseinander.
- Eine neue oder abweichende IBAN wird nie automatisch übernommen. Sie wird gegen die Stammdaten des Lieferanten geprüft und landet sonst auf „prüfen“.
Wo wir ehrlich stehen
Script und Excel-Vorlage sind fertig und getestet. Die drei Workflows sind beschrieben, der erste Durchlauf mit echten Kontoauszügen im Tenant steht als Nächstes an. Wir schreiben das dazu, weil Use-Case-Listen sonst gern so tun, als liefe alles schon.
Selbst bauen statt einkaufen
Rechnungseingang und Kontoabgleich sind typische Praxisprojekte in unserer Weiterbildung zum KI-Projektkoordinator (m/w/d). Die Teilnehmenden bauen den Ablauf an ihren eigenen Belegen und Bankformaten nach. Der Kurs ist AZAV-zugelassen, damit kommt eine Förderung über das Qualifizierungschancengesetz infrage: Je nach Betriebsgröße kann die Agentur für Arbeit einen Teil oder bis zu 100 % der Lehrgangskosten übernehmen. Wie das abläuft, steht unter Geförderte Weiterbildung.
Häufige Fragen
Ersetzt das meine Buchhaltungssoftware? Nein. Es nimmt Ihnen das Abtippen und Abhaken ab und liefert eine saubere Liste. Buchen und Steuerberatung bleiben, wo sie sind.
Funktioniert das mit meiner Bank? Das Script erkennt Trennzeichen, Kopfzeile, Spalten und Zahlformat selbst. Getestet sind fünf Formate. Eine neue Bank prüfen wir mit einem anonymisierten Export.
Was passiert bei Skonto und Teilzahlungen? Die Zahlung landet auf „prüfen“, mit der Differenz zum Rechnungsbetrag. Sie entscheiden mit einem Eintrag in der Liste.
Brauche ich für E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) KI? Nein. Die Daten stehen als XML in der Datei und lassen sich per Script exakt auslesen. KI braucht es nur für PDF-Rechnungen ohne XML.
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