Angebote aus E-Mails automatisch erstellen: Warum bei uns die KI keinen Preis rechnet

Bei uns schreibt die KI die Angebote. Rechnen darf sie nicht. Das klingt nach Misstrauen, ist aber der Grund, warum der Workflow funktioniert. Sprachmodelle sind gut darin, aus einer unordentlichen Anfrage die richtigen Leistungen herauszulesen. Sie sind schlecht darin, zuverlässig 15 % Puffer auf 12 Stunden zu rechnen. Also trennen wir beides.

Das Wichtigste in Kürze

• Die KI liest aus der Anfrage nur Leistungscodes und Mengen aus. Die Preise rechnet ein Office Script in Excel nach festen Regeln.
• Sie geben jedes Angebot per Klick frei, überarbeiten es per Kommentar oder verwerfen es. Erst dann entstehen Word und PDF.
• Den Workflow gibt es in drei Varianten: Copilot Studio, n8n und ein Einstieg ohne Script mit Copilot Chat.

Wie Angebote heute entstehen

Die Anfrage kommt per Mail, am Telefon oder im Teams-Call. Irgendwann setzt sich jemand hin, kopiert das letzte Angebot, sucht die aktuelle Preisliste, passt Positionen an und vergisst, das Angebot in die Übersicht einzutragen. Das Ergebnis kennen Sie: Jedes Angebot sieht ein bisschen anders aus, Rabatte sind Bauchgefühl, und auf die Frage „Welche Angebote sind offen?“ gibt es keine schnelle Antwort.

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Anfrage weiterleiten. Sie schicken die Kundenmail oder das Meeting-Transkript mit dem Stichwort #angebot im Betreff an sich selbst. Transkripte als .txt oder .vtt im Anhang werden mitgelesen.
2. KI liest aus. Ein Prompt in Copilot Studio erkennt den Angebotstyp (individuelles Training oder Beratung, gefördertes Standardangebot), die passenden Leistungen aus Ihrem Katalog, Mengen und Teilnehmerzahl. Die Texte für das Angebot schreibt er gleich mit.
3. Ein Script rechnet. Ein Office Script in Excel nimmt diese Codes und Mengen, rechnet nach dem Parameterblatt und trägt das Angebot mit fortlaufender Nummer in die Angebotsliste ein.
4. Sie geben frei. Sie bekommen eine Freigabe mit Zusammenfassung und drei Knöpfen: Angebot erstellen, Überarbeiten, Verwerfen. Bei „Überarbeiten“ schreiben Sie einen Kommentar wie „10 % Rabatt“. Die nächste Runde läuft mit derselben Angebotsnummer.
5. Word und PDF. Der Flow füllt die Firmenvorlage, speichert Word und PDF in OneDrive, setzt den Status in der Liste auf „Erstellt“ und schickt Ihnen beide Dateien.

Warum die KI nur Codes und Mengen liefert

Die Preislogik steht in einem Excel-Blatt, nicht im Prompt: Stundensätze, Gruppenzuschläge, Vorbereitungszeit je Trainingsstunde, Puffer auf Umsetzungsstunden, Projektleitungsaufschlag ab einer Schwelle, Reisezeit und Reisepauschalen. Die KI gibt nur zurück, welche Leistung in welcher Menge gebraucht wird. Gerechnet wird deterministisch.

Das hat drei Vorteile:

• Die Rechnung stimmt, und zwar nachprüfbar. Jede Zahl lässt sich in Excel zurückverfolgen.
• Eine Preiserhöhung ändert eine Zelle, keinen Prompt. Niemand muss die KI neu „erziehen“.
• Die Kalkulation ist testbar. Für unsere Schulungsvariante haben wir das Script mit KI neu erzeugen lassen und in acht simulierten Testfällen gegen das produktive Script geprüft: identische Ergebnisse.

Drei Wege zum selben Ergebnis

Nicht jedes Unternehmen hat dieselben Lizenzen. Deshalb gibt es den Workflow in drei Varianten:

• Copilot Studio mit Agent Flow, Excel und Word-Vorlage. Agent Flows dürfen Premium-Konnektoren nutzen und werden über Copilot Credits abgerechnet, ohne eigene Power-Automate-Premium-Lizenz.
• n8n mit eigenem Sprachmodell und einer Word-Vorlage mit Platzhaltern, für alle, die außerhalb von Microsoft arbeiten wollen.
• Einstieg ohne Script. Copilot Chat schreibt einen Angebotsentwurf nach Ihren Preisregeln als Mail. Ein zweiter Schritt erzeugt daraus das Word-Dokument. In unserem Test lag ein fertiges Word-Angebot nach rund siebeneinhalb Minuten im Postfach.

Was wir dabei gelernt haben

• Die Word-Vorlage ist die eigentliche Arbeit. Inhaltssteuerelemente lassen sich nur in Word für Windows sauber anlegen. Eingefügte Tabellenzeilen verlieren gern Rahmen und Schrift. Feste, vorformatierte Zeilen in der Vorlage sind robuster.
• Ein Mail-Auslöser kostet immer. Ein Workflow, der von selbst startet, verbraucht Copilot Credits, auch wenn Sie eine Copilot-Lizenz haben. Ohne zugewiesene Kapazität in der Umgebung startet er gar nicht. Wie viel das pro Mail ausmacht, haben wir beim Posteingang-Sortierer gemessen.
• Förderquoten ändern sich. Für geförderte Angebote rechnet das Script mit Quoten aus einer Tabelle. Die gehört vor dem Versand gegen die aktuelle Weisung der Agentur für Arbeit geprüft.

Selbst bauen statt einkaufen

Genau diesen Workflow bauen Teilnehmende in unserer Weiterbildung zum KI-Projektkoordinator (m/w/d) an ihren eigenen Angeboten nach, wahlweise mit Copilot Studio, n8n oder StepGPT. Der Kurs ist AZAV-zugelassen und läuft berufsbegleitend über acht Monate. Für Beschäftigte kann ihn die Agentur für Arbeit über das Qualifizierungschancengesetz (§ 82 SGB III) fördern: Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten können bis zu 100 % der Lehrgangskosten und einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt während der Weiterbildung erhalten. Details unter Geförderte Weiterbildung.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit Meeting-Transkripten? Ja. Hängen Sie das Transkript als .txt- oder .vtt-Datei an die Mail. Der Flow liest Mailtext und Anhang gemeinsam.

Kann ich meine eigene Preisliste verwenden? Ja. Leistungskatalog und Parameter stehen in Excel-Tabellen. Sie tragen Ihre Leistungen und Sätze ein, der Workflow liest sie bei jedem Lauf neu.

Verschickt der Workflow Angebote direkt an Kunden? Nein. Er schickt die fertigen Dateien an Sie. Was beim Kunden landet, entscheiden Sie.

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