Die Lieferzeit, die Ihr Vertrieb heute dem Kunden nennt, hat sich vor drei Wochen geändert. Die Info steht in einem Herstellernewsletter, den niemand ganz gelesen hat. Das ist kein Fleißproblem. Wöchentliche Produktnews von mehreren Herstellern sind schlicht nicht dafür gemacht, dass ein Mensch sie vergleicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Die KI liest aus jeder Herstellermail je Produkt zwölf Felder aus, darunter Lieferzeit in Wochen, Preis und „gültig ab“. Jedes Produkt wird eine Zeile in Excel.
- Eine Excel-Formel, nicht die KI, entscheidet, welche Meldung je Produkt aktuell ist. Ältere Werte bleiben für den Verlauf erhalten.
- Kosten: 5 bis 17 Copilot Credits je Mail in Copilot Studio, rund 1,2 US-Cent Modellkosten je Mail in n8n mit Claude Sonnet.
Drei Formate, ein Ziel
Produktnews kommen in drei Formen: als Text in der Mail, als PDF-Anhang mit Tabellen oder nur als Link auf die Website des Herstellers. Oft stehen in einer Mail mehrere Produkte, manchmal keins. Und die alte Lieferzeit soll nicht verschwinden, wenn eine neue kommt. Sie wollen später sehen, wie sich ein Hersteller über Monate entwickelt hat.
So läuft es
- Erkennen. Ein Sortier-Workflow erkennt Produktnews im Posteingang und verschiebt sie in einen eigenen Ordner.
- Ablegen. Für jede Mail entsteht ein PDF als Beleg, Anhänge landen in SharePoint.
- Auslesen. Die KI liest aus Mailtext und PDF-Anhängen je Produkt zwölf Felder aus: Hersteller, Produkt, Artikelnummer, Art der Meldung, Lieferzeit als Text und in Wochen, Kurzfassung, Links, Preis als Text, Betrag, Änderung in Prozent und „gültig ab“.
- Speichern. Jedes Produkt wird eine Zeile in einer Excel-Liste. Eine Formel markiert je Produkt die jüngste Meldung als aktuell. Die älteren bleiben stehen.
- Fragen. Ein Agent in Copilot Studio beantwortet Fragen wie „Vergleiche die Lieferzeiten von Hersteller X über die letzten sechs Monate“ oder „Welche Preiserhöhungen gelten ab Januar?“, immer mit Datum und Quelle.
Warum Excel und nicht einfach ein Chatbot aufs Postfach
Ein Chatbot, der direkt im Postfach sucht, findet die Mail. Er findet aber nicht zuverlässig die neueste Angabe, wenn fünf Mails dasselbe Produkt nennen. Deshalb trennen wir: Die KI liest aus, eine Excel-Formel entscheidet, was aktuell ist. Lieferzeit und Preis stehen zusätzlich als Zahl in der Liste. Erst damit lässt sich rechnen und vergleichen, statt nur zu suchen.
Was der Test gezeigt hat
Wir haben mit vier fiktiven Testmails geprüft:
- ein Newsletter ohne Anhang mit zwei Produkten und einer angekündigten Preiserhöhung
- eine Produktinfo als PDF mit drei Produkten
- eine Mail, die nur auf die Website verlinkt
- eine Meldung, dass sich die Lieferzeit eines Produkts von 12 auf 8 Wochen verkürzt
Alle Produkte landeten als Zeilen in der Liste. Bei der verkürzten Lieferzeit kam eine neue Zeile dazu, die alte steht jetzt auf „Aktuell: Nein“. Die Testfragen an den Agenten beantwortete er korrekt mit Datum und Quelle.
Was kostet die Auswertung?
In Copilot Studio kostete das Einlesen einer Produktnews-Mail 5 bis 17 Copilot Credits, PDFs am oberen Ende. Eine Frage an den Agenten lag bei 16 bis 26 Credits. Denselben Ablauf haben wir in n8n mit Claude Sonnet nachgebaut: rund 1,2 US-Cent Modellkosten je Produktnews-Mail und rund 1,9 US-Cent je Frage, dazu der Betrieb der eigenen Instanz.
Was noch offen ist
- Links folgen. Steht die Info nur auf der Website, landet bisher der Link in der Liste, nicht der Inhalt. Das ist die nächste Ausbaustufe.
- Altbestand. Zwei bis drei Monate alte Newsletter ziehen wir in kleinen Blöcken nach, damit nichts doppelt läuft.
- Leerzeilen vermeiden. Die Produktliste im Auslese-Schritt braucht eine eigene Beschreibung („ein Eintrag je konkret genanntem Produkt“). Ohne sie entstanden in unserem Test leere Zeilen.
Vom Use Case zur eigenen Lösung
Solche Agenten bauen die Teilnehmenden unserer Weiterbildung zum KI-Projektkoordinator (m/w/d) an ihren echten Daten, ob Lieferzeiten, Preislisten oder Normen. Die Weiterbildung ist AZAV-zugelassen und kann über das Qualifizierungschancengesetz gefördert werden. Betriebe unter 50 Beschäftigten können bis zu 100 % der Lehrgangskosten erstattet bekommen, größere anteilig. Mehr unter Geförderte Weiterbildung. Wie Handelsunternehmen KI darüber hinaus einsetzen, zeigt unser Beitrag zu KI im B2B-Handel.
Häufige Fragen
Muss ich die Absender vorher festlegen? Nein. Der Sortierer erkennt Produktnews am Inhalt, auch von neuen Herstellern.
Können Kolleginnen und Kollegen den Agenten nutzen? Ja. Der Agent läuft in Teams und Microsoft 365. Sie geben ihn frei, wenn der Testbetrieb sauber läuft.
Wo liegen die Originale? Mail als PDF und alle Anhänge liegen in SharePoint. Jede Zeile in der Liste verweist auf ihre Quelldatei, damit sich jede Angabe nachprüfen lässt.
Weiterlesen: 8 KI-Use-Cases aus der Praxis · Posteingang mit KI sortieren
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