Die erste Antwort auf eine Schadensmeldung muss nicht klug sein. Sie muss schnell kommen, den Eingang bestätigen und die Fragen stellen, ohne die niemand einen Termin planen kann. Genau diese Antwort lässt sich vorbereiten. Senden bleibt trotzdem Ihre Entscheidung.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Outlook-Regel filtert Mails der Hausverwaltungen nach Domain, ein Workflow in Copilot Studio liest Objekt, Wohneinheit, Kontakt, Schaden und Vorgangsnummer aus.
- Im Mailverlauf entsteht ein Antwortentwurf, der den Eingang bestätigt und fehlende Angaben erfragt. Preise und feste Termine nennt er nicht.
- Notfälle wie Rohrbruch oder Heizungsausfall markiert der Workflow sofort. Gesendet wird nichts automatisch.
Für wen das gedacht ist
Für Handwerksbetriebe und Dienstleister, die regelmäßig Aufträge von Hausverwaltungen bekommen: Sanitär, Heizung, Elektro, Hausmeisterdienste. Die Anfragen kommen per Mail, oft von wechselnden Ansprechpartnern, und fast immer fehlt etwas: die Wohnungsnummer, die Telefonnummer der Mieterin, ein Foto, die Auftragsnummer der Verwaltung.
So läuft es
- Vorfiltern ohne KI. Eine Outlook-Regel verschiebt alle Mails der bekannten Hausverwaltungen in einen eigenen Ordner. Gefiltert wird nach Domain, nicht nach einzelnen Adressen, weil Ansprechpartner wechseln.
- Auslesen. Ein Workflow in Copilot Studio liest Objekt und Adresse, Wohneinheit, Kontakt der Mieterin oder des Mieters, Schadensbeschreibung, Dringlichkeit und die Vorgangsnummer der Verwaltung aus. Er notiert, welche Angaben fehlen.
- Entwurf anlegen. Im selben Mailverlauf entsteht ein Antwortentwurf: Eingang bestätigt, Vorgangsnummer genannt, fehlende Angaben gezielt erfragt.
- Sie prüfen und senden. Der Entwurf liegt in Outlook. Gesendet wird nichts automatisch.
Was im Entwurf steht und was nicht
Der Entwurf bestätigt, fragt nach und nennt die Vorgangsnummer. Er nennt keine Preise und keine festen Termine. Beides hängt von Dingen ab, die die KI nicht weiß: Auslastung, Material, wer im Team gerade frei ist. Eine KI, die einen Termin zusagt, den Sie nicht halten können, macht aus einem Servicegewinn einen Ärger.
Notfälle zuerst
Rohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Stromausfall in der ganzen Wohnung: Solche Meldungen erkennt der Workflow an der Beschreibung und markiert sie sofort, statt sie in der Reihe abzuarbeiten. Dafür braucht es einen Workflow, der bei Eingang startet. Eine stündlich laufende Aufgabe ist für Routinefälle in Ordnung, für einen Wasserschaden nicht.
Warum im Microsoft-Tenant
Schadensmeldungen enthalten Namen, Telefonnummern und Adressen von Mieterinnen und Mietern. Läuft der Workflow in Copilot Studio, bleiben diese Daten in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Wer stattdessen ein externes KI-Werkzeug nutzt, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und sollte genau prüfen, wohin die Daten gehen.
Wo wir stehen
Ablauf und Felder sind beschrieben, der Bau ist der nächste Schritt. Das Muster ist dasselbe wie bei unserem Angebotsworkflow und dem Posteingang-Sortierer: Vorfilter ohne KI, KI fürs Lesen und Entwerfen, Mensch für die Entscheidung. Weitere Ideen für die Branche finden Sie im Beitrag KI in der Immobilienverwaltung.
Vom Use Case zur eigenen Lösung
Wer solche Abläufe im eigenen Betrieb aufbauen will, lernt das in unserer Weiterbildung zum KI-Projektkoordinator (m/w/d). Gerade für kleine Betriebe lohnt der Blick auf das Qualifizierungschancengesetz: Bei weniger als 50 Beschäftigten kann die Agentur für Arbeit bis zu 100 % der Lehrgangskosten übernehmen und einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt zahlen. Die Weiterbildung ist AZAV-zugelassen. Mehr unter Geförderte Weiterbildung.
Häufige Fragen
Kann der Workflow auch Termine vorschlagen? Technisch ja, über den Outlook-Kalender. Wir empfehlen, damit zu warten, bis die Entwürfe ein paar Wochen sauber laufen.
Was passiert mit Fotos im Anhang? Sie bleiben an der Mail. Für die erste Antwort reicht der Text. Fotos auszuwerten ist eine mögliche Erweiterung.
Brauche ich dafür eine Branchensoftware? Nein. Outlook und Copilot Studio reichen für den Einstieg. Arbeiten Sie mit einer Auftragssoftware, lässt sie sich später anbinden, sofern sie eine Schnittstelle hat.
Weiterlesen: 8 KI-Use-Cases aus der Praxis · Posteingang mit KI sortieren
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