Aufgaben aus Meetings automatisch erfassen: Ohne Beleg keine Aufgabe

Viele Meeting-Tools mit KI erfinden Aufgaben. Nicht aus Bosheit, sondern weil niemand von ihnen verlangt, den Satz zu zitieren, aus dem die Aufgabe stammt. „Wir sollten mal über das Budget reden“ ist keine Aufgabe. Eine KI, die daraus „Budgetplanung erstellen – verantwortlich: Thomas“ macht, schadet mehr als sie nützt. Deshalb gilt in unserem Aufbau eine Regel: ohne Beleg keine Aufgabe.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Flow holt alle 30 Minuten neue Teams-Transkripte ab. Ein KI-Prompt zieht Aufgaben, erledigte Punkte, Projektwissen und Unklares heraus.
• Jeder Eintrag braucht ein wörtliches Zitat aus dem Transkript als Beleg. Sichere Aufgaben gehen nach Planner, unsichere in einen Prüfkanal in Teams.
• Stand: Architektur und Bauplan sind fertig, gebaut wird als Nächstes.

Warum die eingebaute Lösung nicht reicht

Microsoft bringt mit dem Facilitator in Teams bereits Notizen und Aufgaben mit. Für den Einstieg ist das gut. Für den Projektalltag fehlen zwei Dinge: Telefonate und spontane Calls laufen nicht über dieselbe Strecke, und der Facilitator kennt Ihre Projekte nicht. Er kann eine Aufgabe nicht dem richtigen Vorhaben zuordnen.

Die Architektur

1. Abholen. Alle 30 Minuten holt ein Flow neue Transkripte aus Teams ab. Eine SharePoint-Liste merkt sich, welche schon verarbeitet sind, damit nichts doppelt läuft.
2. Auswerten. Ein KI-Prompt mit festem Ausgabeformat zieht vier Dinge heraus: neue Aufgaben, erledigte Punkte, Projektwissen (Entscheidungen, Termine, Zahlen) und Unklares. Jeder Eintrag bekommt ein wörtliches Zitat aus dem Transkript als Beleg und eine Angabe, wie sicher die KI ist.
3. Verteilen. Sichere Aufgaben landen in Planner, im Bucket des richtigen Projekts. Projektwissen kommt in eine SharePoint-Liste. Unsichere Punkte gehen in einen Teams-Kanal, wo jemand sie mit einem Klick bestätigt oder verwirft.

Das Projektwissen in der Liste lässt sich später wieder abfragen, etwa über einen Wissensagenten: „Was haben wir zum Rollout im März entschieden?“

Drei Stufen statt Big Bang

• Sofort: Facilitator in den wichtigsten Serien einschalten. Mit Microsoft-365-Copilot-Lizenz geht das ohne Zusatzkosten und zeigt, wie gut Ihre Transkripte überhaupt sind.
• Dann: die eigene Strecke für ein Projektteam bauen, mit Zitatpflicht und Prüfkanal.
• Danach: auf alle Teams ausrollen und Telefonate einbeziehen.

Die Stolperstellen

• Ohne Transkript keine Auswertung. Aufzeichnung und Transkription müssen in den Besprechungen eingeschaltet sein. Das klingt banal und ist in der Praxis der häufigste Grund, warum „die KI nichts gefunden hat“.
• Intern und extern trennen. Kundenmeetings gehören nicht ungefiltert in die interne Projektliste.
• Jeder Lauf kostet. Ein Flow, der alle 30 Minuten nachsieht, verbraucht Copilot Credits für seine Aktionen, auch nachts, wenn keine Meetings stattfinden. Den teuren KI-Schritt deshalb nur aufrufen, wenn ein neues Transkript da ist.
• Mitarbeitende einbinden. Transkripte enthalten personenbezogene Daten. In Unternehmen mit Betriebsrat gehört das Thema vor dem Start auf den Tisch. Wie Sie das Team mitnehmen, beschreiben wir im Beitrag zu Change Management bei der KI-Einführung.

Wo wir stehen

Diesen Use Case haben wir als Architektur und Bauplan fertig, inklusive Foliensatz, wie man Projektergebnisse aus Calls und Chats erfasst. Gebaut wird er als Nächstes. Die Zitatpflicht ist dabei das Element, das wir aus allen anderen Workflows übernommen haben: Die KI schlägt vor, der Beleg macht den Vorschlag prüfbar.

Vom Use Case zur eigenen Lösung

Projektmanagement für KI-Vorhaben ist ein Kernthema unserer Weiterbildung zum KI-Projektkoordinator (m/w/d). Die Teilnehmenden lernen, wie sie den Projektstand aus Meetings fortschreiben, statt ihn in Statusrunden zu rekonstruieren. Die Weiterbildung ist AZAV-zugelassen und kann über das Qualifizierungschancengesetz gefördert werden, bei Betrieben unter 50 Beschäftigten mit bis zu 100 % der Lehrgangskosten. Mehr dazu in unserem Beitrag zum Qualifizierungschancengesetz.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür Microsoft 365 Copilot? Für den Facilitator ja. Die eigene Strecke läuft über Copilot Studio und wird über Copilot Credits abgerechnet.

Was ist mit Telefonaten? Anrufe über Teams lassen sich in der Regel transkribieren und kommen dann in dieselbe Strecke. Gespräche außerhalb von Teams brauchen eine eigene Transkription.

Wer sieht die erkannten Aufgaben? Das Projektteam im jeweiligen Planner-Plan. Unsichere Punkte sieht zuerst nur der Prüfkanal.

Weiterlesen: 8 KI-Use-Cases aus der Praxis · Wissensagent auf SharePoint

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